โดยปกติเมื่อกล่าวถึง “จดหมายเหตุ” เรามักจะนึกถึงการบันทึกเรื่องราวความเป็นไปที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ส่วนความหมายของ “จดหมายเหตุ” ที่จริงแล้วมีความหมายอย่างไร บทความนี้จะอธิบายให้ได้ทราบถึงความหมายของคำนี้
.
จดหมายเหตุในภาษาอังกฤษตรงกับคำว่า“archives” หมายถึง เอกสารจดหมายเหตุ สถานที่เก็บรักษาเอกสาร และสถาบันหรือองค์กรที่เป็นเจ้าของเอกสารที่ใช้ปฏิบัติงาน ในระยะแรกนั้นยังจำกัดความหมายอยู่ที่เอกสารของหน่วยงานหรือองค์การของรัฐแต่ต่อมาความหมายนั้นรวมไปถึงเอกสารที่เก็บรักษาและรวบรวมโดยสถาบันเอกชนหรือครอบครัวด้วย
.
A Glossary of Archival and Records Terminology ได้ให้ความหมายของ archives ไว้ดังนี้
.
1. หมายถึง วัตถุใด ๆ ที่ผลิตหรือรับไว้โดยบุคคล ครอบครัว องค์กรภาครัฐหรือเอกชน อันเนื่องมาจากกิจกรรมหรือภารกิจและได้อนุรักษ์ไว้เนื่องจากสารสนเทศที่บันทึกไว้มีคุณค่าต่อเนื่อง หรือเป็นหลักฐานของภารกิจหน้าที่และความรับผิดชอบของผู้ผลิตเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งวัตถุเหล่านั้นได้รับการดูแลรักษาไว้ซึ่งแหล่งกำเนิด ลำดับการจัดเรียง และควบคุมการรวบรวมให้เป็นเอกสารที่ถาวร (เทียบได้กับคำว่า “เอกสารจดหมายเหตุ”)
.
2. หมายถึง หน่วยงานที่อยู่ภายใต้องค์กร ซึ่งรับผิดชอบในการดูแลรักษาเอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่องขององค์กรนั้น ๆ(เทียบได้กับคำว่า “ หน่วยงานจดหมายเหตุ” หรือ “หอจดหมายเหตุของหน่วยงาน” เช่น หอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย... หอจดหมายเหตุกระทรวง...เป็นต้น)
3. องค์กรที่รวบรวมเอกสารของบุคคล ครอบครัว หรือองค์กรต่าง ๆ เพื่อรวบรวมเป็นเอกสารจดหมายเหตุ (เทียบได้กับคำว่า “หอจดหมายเหตุ” หรือองค์กรที่ทำหน้าที่ด้านจดหมายเหตุ เช่น สมาคมจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุเฉพาะด้าน เป็นต้น)
.
4. วิชาการที่สอนเกี่ยวกับการดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุและองค์กรจดหมายเหตุ (เทียบได้กับคำว่า “วิชาจดหมายเหตุ”)
.
5. อาคารหรือส่วนของอาคารที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ (เทียบได้กับคำว่า “คลังเอกสารจดหมายเหตุ”)
.
6. กลุ่มของเอกสารสิ่งพิมพ์ที่ให้ความรู้ในยุคสมัยใดสมัยหนึ่ง (เทียบได้กับคำว่า “เอกสารประวัติศาสตร์”)
.
แต่เดิมคำว่า “จดหมายเหตุ” มักจะใช้กับชุดเอกสารใดๆ ที่เป็นเอกสารเก่าหรือเป็นเอกสารทางประวัติศาสตร์ โดยไม่คำนึงถึงการรวมตัวของเอกสารว่ามีการรวมตัวอย่างไร ตามความหมายนี้เอกสารจดหมายเหตุจึงเป็นเอกสารเก่าที่อาจเป็นเอกสารสิ่งพิมพ์ เช่น วารสารเก่าทางการแพทย์ เป็นต้น ในปัจจุบันวิชาชีพจดหมายเหตุจะคำนึงถึงคุณสมบัติของเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งเกิดจากภารกิจหน้าที่ มีกระบวนการอันเกิดจากการผลิตหรือรับมอบเอกสารอันทำให้เอกสารจดหมายเหตุมีโครงสร้างที่แสดงให้เห็นถึงภารกิจหน้าที่ของหน่วยงานเจ้าของเอกสารหรือแหล่งกำเนิดของเอกสารนั่นเอง
.
เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่เกิดจากการดำเนินงาน หรือดำเนินกิจกรรมของหน่วยงานและบุคคล และได้รับการประเมินคุณค่าว่ามีคุณค่าทางจดหมายเหตุ (archival value ,permanent value, continuing value, enduring value) ซึ่งหมายถึง คุณค่าของเอกสารที่มีต่อการบริหารและดำเนินงาน, การเป็นหลักฐานในทางกฎหมาย, การแสดงสถานภาพทางการเงิน,การเป็นหลักฐานของการดำเนินงาน, การค้นคว้าวิจัยหรือทางประวัติศาสตร์และได้รับการประเมินว่าสมควรอนุรักษ์ไว้ตลอดไปในฐานะที่เป็นเอกสารจดหมายเหตุ
.
คุณค่าเหล่านี้มีประโยชน์ต่อทั้งเจ้าของเอกสารและผู้ที่ต้องการใช้ประโยชน์จากเอกสารจดหมายเหตุเพื่อการศึกษาค้นคว้าและวิจัยในด้านต่าง ๆ เอกสารจดหมายเหตุจะแบ่งออกเป็นสองประเภทตามลักษณะของความเป็นเจ้าของเอกสาร ได้แก่ เอกสารจดหมายเหตุของหน่วยงาน และเอกสารส่วนบุคคล
.
คุณลักษณะของเอกสารจดหมายเหตุ คือ การเป็นเอกสารสำคัญที่มีอยู่ชิ้นเดียว มีความสมบูรณ์ครบถ้วน สะท้อนให้เห็นถึงภารกิจหน้าที่ของหน่วยงานและบุคคลผู้เป็นเจ้าของเอกสาร และสะท้อนให้เห็นถึงสภาพทางสังคม เศรษฐกิจ การเมือง ศาสนา ศิลปวัฒนธรรม และองค์ประกอบทางสังคมในยุคหรือสมัยใดสมัยหนึ่งที่เอกสารนั้นได้ผลิตขึ้น เอกสารจดหมายเหตุเป็นหลักฐานชั้นต้น (primary source) ที่ใช้ในการศึกษา ค้นคว้า และวิจัยในด้านต่างๆ
.
เอกสารที่หน่วยงานหรือบุคคลผลิตหรือรับไว้ใช้ในการดำเนินกิจกรรมจะมีอายุการจัดเก็บที่แตกต่างกันออกไป ทั้งนี้ขึ้นกับความจำเป็นของเอกสารต่อการอ้างอิง การเป็นหลักฐาน การแสดงถึงสิทธิตามกฎหมาย หรือหน่วยงานต้องจัดเก็บเอกสารตามระยะเวลาที่กฎหมาย หรือระเบียบกำหนดไว้ เป็นต้น เอกสารบางประเภทมีการอายุใช้งานหนึ่งปี ห้าปี สิบปี ยี่สิบปี หรือตลอดไป เช่น การกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารของราชการที่ระบุไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 หมวดที่ 3 ว่าด้วยการเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ เอกสารที่ได้จัดทำหรือรับไว้เพื่อใช้ในการดำเนินกิจกรรมเมื่อมีการจัดเก็บจนครบกำหนดจะถูกกำจัดออกไปตามอายุการจัดเก็บ เพื่อให้มีพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสารใหม่ที่ต้องใช้งาน
.
การกำจัดเอกสารมีสองวิธี คือ การทำลายหรือย้ายโอนเอกสารไปยังหน่วยงานจดหมายเหตุ เอกสารที่ไม่ได้รับการประเมินว่ามีคุณค่าถาวรจะถูกทำลาย ส่วนเอกสารที่ได้รับการประเมินว่ามีคุณค่าถาวรจะได้รับการย้ายโอนไปยังหอจดหมายเหตุ เพื่อดำเนินการตามหลักจดหมายเหตุ ได้แก่ การจัดเรียงเอกสาร (arrangement) การจัดทำคำอธิบายเอกสาร (description) การจัดทำเครื่องมือช่วยค้นเอกสารจดหมายเหตุ (finding aids) การสงวนรักษาและอนุรักษ์(preservation and conservation) การให้บริการ และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ (reference service and public relation activities)
.
การทำลายเอกสารมีหลักสำคัญในการทำลายคือ ต้องทำลายเอกสารไม่ให้สามารถอ่านหรือเข้าถึงสารสนเทศที่บันทึกในเอกสารเหล่านั้น โดยการนำไปย่อยสลายด้วยการตัดเป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือลบทิ้งจากระบบในกรณีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
เอกสารจดหมายเหตุมีหลายประเภท ได้แก่ เอกสารลายลักษณ์ (textual records) เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ (audio-visual records)ได้แก่ ภาพถ่าย ภาพเคลื่อนไหว เสียงที่ได้รับการบันทึกไว้ เอกสารประเภทแบบแปลน แผนที่ แผนผัง (cartographic and architectural records )และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (electronics records) ซึ่งการดำเนินงาน การจัดเก็บ การอนุรักษ์ การซ่อมสงวนรักษาเอกสารแต่ละประเภทจะแตกต่างกันออกไป เพื่อให้เอกสารเหล่านั้นสามารถนำมาใช้ประโยชน์ ในการศึกษา ค้นคว้า อ้างอิง และวิจัยได้ตลอดไป
.
จดหมายเหตุจึงมีความสำคัญต่อประเทศทั้งในฐานะของเอกสารจดหมายเหตุ ในฐานะการดำเนินงานตามกระบวนการวิชาการจดหมายเหตุ และในฐานะของหน่วยงานจดหมายเหตุเพื่อธำรงรักษาไว้ซึ่งเอกสารจดหมายเหตุที่เป็นบันทึกความทรงจำของชาติ และมีความจำเป็นต่อประเทศเพื่อแสดงให้เห็นถึงความเป็นชาติ สิทธิประโยชน์ของประเทศชาติและประชาชน และในฐานะของข้อมูลชั้นต้นที่ใช้ในการศึกษา ค้นคว้า อ้างอิง และวิจัย เป็นข้อมูลสารนิเทศที่สะท้อนเรื่องราวต่างๆของประเทศทั้งทางด้านเศรษฐกิจ สังคม การเมือง ประเพณี วัฒนธรรม และสิ่งแวดล้อม ซึ่งมีคุณค่าอย่างยิ่งต่อการศึกษา ค้นคว้า และวิจัย เป็นมรดกทางวัฒนธรรมของชาติประเภทหนึ่งซึ่งแสดงถึงพัฒนาการความเจริญรุ่งเรืองของชาติ จากอดีตสู่ปัจจุบัน
ที่มา https://www.nat.go.th/
